各书院：

   按照工作计划，为了把2022级本科生档案管理更加规范化，科学化，凡移交学生处档案室的有关材料，请各书院本着对学生负责的态度，认真做好此项工作，具体事项说明如下:

1、各书院根据实际情况指定专人负责（原则上由书院主任和综合专员负责）新生档案收集整理移交等工作（要求至少要有一名辅导员及几名学生干部）。档案管理人员要严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密规定，保护档案的安全，不得泄露档案的内容。

档案管理人员由辅导员和主要学生干部组成，各书院确定档案专人管理人员后，需在2022年10月6日上午11点前，填写附件2:《××书院2022级本科生档案管理人员情况统计表》，并发送至邮箱3115949727@qq.com。

档案管理人员需帮助指导本书院各班，制作每位同学的档案标签，请将标签贴于档案袋正面的最下方，以方便查阅。标签格式：专业班级  学号  姓名 （黑体，一号字）。（请严格按照以下格式打印，不要调整尺寸、字体）

标签格式如下：序号按书院人数排列

序号段分配：

河汾书院：0001-1453

晋阳书院：1454-2927

令德书院：2928-4770

文瀛书院：4771-6365

凌霄书院：6366-6463

说明：每位同学都分配唯一序号，同一序号不可重复分配给多人。附件1中的序号与档案袋封皮上贴的标签条中的序号要一一对应。

2、要认真填写附件1：《2022级本科生档案接收登记表》，辅导员老师签字并盖学院公章；登记表一式两份，交回综合事务办公室。

3、档案要求以班级为单位按学号从小到大排列好，高中、高考档案材料和入学登记表有无准确填写（有填“有”，无则填“无”），根据纸质档案材料填写，所有的材料都装入高考档案袋中。如个别没有高考纸质档案（高考档案是电子档）的请放在高中档案袋中，如高中没有袋子的请自行购置档案袋。

高中档案包括：高中毕业生登记表、发展报告等所有高中相关的材料。（团员档案校团委统一安排接收)

高考档案包括：高考报名登记表、高考体检表等高考相关的材料。

入学登记表（学籍卡）：信息填写完整并盖章。

4、近几年在学生就业时单位普遍需要高中档案，要求所有学生上交高中档案。

5、有些省高考档案只有电子档案，如山东、江苏、广西、山西等（视当年情况而定），已经和学校招生办对接，招生办会按时将电子档案打印出来盖章后及时和各书院联系交接。

6、四川、贵州、安徽、新疆等省个别地区（视当年情况而定）是邮寄档案，负责人在表备注栏填写“邮寄”，已经和校招生办联系，按时和各书院交接新生邮寄档案。

7、各班档案收回后均需拆封检查，请在辅导员老师的监督指导下完成该项工作，切不可私自拆封。如有团员档案包含在内的，需要拆封后取出。

8、各书院档案负责老师将本书院全部档案（按要求打捆并附各班名单，名单模板见附件3）、档案接收登记表纸质及电子版（附件1）在规定时间内交回，电子版信息以书院打包发至3115949727@qq.com。

9、各书院交新生档案时间安排如下：

10月4日-10月9日，收取档案，完成第一轮核查，核查内容为学生自带的高中档案和高考档案负责人：各书院档案负责老师及各辅导员；

10月10日-16日，第二轮核查，将入学登记表（学籍卡）和学校招生办打印并盖章的将电子档案装入档案袋，无误后打捆装箱，整体上交学院综合事务办公室。

附件1: 2022级本科生档案接收登记表

附件2: 求实、宗复学院2022级本科生档案管理人员情况统计表

附件3：××书院专业班级学生名单

求实学院学生综合事务办公室

2022年10月4日

档案通知附件.zip