各相关部门、各书院：

根据学院学生工作安排，为确保我院学生工作各类资料归档的科学性、完整性和规范性，提高档案建设工作水平，进一步规范内部管理、夯实工作基础、提升工作能力，定于5月份开展学生工作档案建设考核评比工作，现将有关事项通知如下:

一、考核单位

（一）、学生工作办公室

1、学生综合事务办公室；

2、大学生思想政治教育办公室；

3、大学生资助中心；

4、大学生成长咨询中心；

5、大学生发展指导中心；

6、大学生自律委员会。

（二）、团委

1、团委；

2、学生会；

3、艺术团；

4、书院团委；

（三）、河汾书院

1、班级档案；

2、书院专员工作档案；

3、“红船”马克思主义传承工作坊

4、“娇子风华”团体舞蹈俱乐部；

（四）、令德书院

1、班级档案；

2、书院专员工作档案；

3、“钟灵毓秀”国际发展俱乐部；

4、“快乐阳光”田径运动俱乐部；

5、“红石榴”民族团结一家亲工作坊；

（五）、晋阳书院

1、班级档案；

2、书院专员工作档案；

3、“知明”合唱团

4、“知明讲堂”

5、“卓越领袖”领导力锤炼俱乐部；

6、“山西红”爱国主义教育工作坊；

二、建档要求

（一）2019年9月之前资料

1、上级、本级文件、通知类接续存档；

2、本级其他资料转入档案室存放备查。

（二）2019年9月之后资料

1、涉及要交接给专业学院的用档案袋归档；

2、不涉及交接的材料根据工作分类建立档案盒归档。

（三）档案存放

1、部门、书院档案不涉密的统一存放于部门、书院办公室，没有专用办公室的统一存放部门、书院会议室；

2、部门、书院档案涉密的，由部门、书院工作主管、专员根据保密规定保管；

3、班级档案以班为单位建立，以辅导员、班主任为单位保管；

4、所有电子资料均以考核单位建立文件夹，按照部门、书院纸质资料类别分类整理，由学生综合事务办公室统一保管。

（四）资料分类

1、部门、书院资料分类目录在实际工作内容基础上参照院团委、学工办、各书院提供的档案目录规范；

2、班级资料分类目录在实际工作内容基础上按照交接工作要求组织整理；

3、所有电子资料均按照纸质资料分类要求分类。

三、时间安排

1、归档整理期：5月6日-5月20日，各部门、书院、各辅导员进行资料归档，档案整理工作；

2、互检抽检期：5月21日-5月23日，交叉互检查、工作组抽检，查缺补漏，不断改进；

3、考核评价期：5月24日-5月29日，给出考核评价意见。

四、工作要求

1、各部门、各书院要高度重视，做好本部门、书院归档材料的收集、整理、交接工作，保证归档文件材料完整、齐全，并保证按时移交，任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。

2、凡产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责移交，相关部门协助提供材料。

3、归档材料必须完整，要认真检查，不缺页、漏项、有附件需提供附件。

4、整理完毕的档案需贴好密封条。

基础学院    

2020年4月28日