关于做好2020级本科生档案管理工作的通知

各书院：

    按照工作计划，为了把2020级本科生档案管理更加规范化，科学化，凡移交学生处档案室的有关材料，请各书院本着对学生负责的态度，认真做好此项工作，具体事项说明如下:

1、各书院根据实际情况指定专人负责新生档案收集整理移交等工作（要求至少要有一名辅导员及几名学生干部）。档案管理人员要严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密规定，保护档案的安全，不得泄露档案的内容。

请填写附件1:《求实学院2020级本科生档案管理人员情况统计表》，如档案管理人员与上次交回的有变动，请注明。

档案管理人员需帮助指导本书院各班，制作每位同学的档案标签，请将标签贴于档案袋正面的最下方，以方便查阅。标签格式：专业班级  学号  姓名 （黑体，一号字）。

标签格式如下：

2、要认真填写附件2：《求实学院2020级本科生档案接收登记表》，辅导员老师签字并盖学院公章；登记表一式两份，学院留一份；交学生处档案室一份。

3、档案要求以班级为单位按学号从小到大排列好，高中、高考档案材料有无准确填写（有填“有”，无则填“无”），根据纸质档案材料填写，所有的材料都装入高考档案袋中。如个别没有高考纸质档案（高考档案是电子档）的请放在高中档案袋中，如高中没有袋子的请自行购置档案袋。

高中档案包括：高中毕业生登记表、发展报告等所有高中相关的材料。（团员档案校团委统一安排接收)

高考档案包括：高考报名登记表、高考体检表等高考相关的材料。

4、近几年在学生就业时单位普遍需要高中档案，要求所有学生上交高中档案。

5、有个别省高考档案只有电子档案，如山东、江苏、广西、山西等，先交高中档案。教务处招生办公室今年会统一打印该部分学生高考档案，请收到后一并装袋，并在《档案接收登记表》按实际收取情况做好记录。

6、四川、贵州、安徽、新疆等省个别地区是邮寄档案，负责人在表备注栏填写“邮寄”，档案室会及时和教务处招生办公室联系，接收邮寄档案。

7、各班档案收回后均需拆封检查，请在辅导员老师的监督指导下完成该项工作，切不可私自拆封。如有团员档案包含在内的，需要拆封后取出。

8、各书院档案负责老师将本书院全部档案（附各班成绩登记表名单）、档案接收登记表纸质及电子版在规定时间内交回，电子版信息以书院打包发至3115949727@qq.com。

9、学院交新生档案时间安排如下：

10月8日-12日，收取及第一轮核查，负责人：各书院档案负责老师及各辅导员；

10月13日-14日，第二轮核查，无误后整体上交学生处。                             

求实学院学生综合事务办公室

2020年10月8日