各书院：

   按照工作计划，为了把2021级本科生档案管理更加规范化，科学化，凡移交学生处档案室的有关材料，请各书院本着对学生负责的态度，认真做好此项工作，具体事项说明如下:

1、各书院根据实际情况指定专人负责（原则上由书院主任和综合专员负责）新生档案收集整理移交等工作（要求至少要有一名辅导员及几名学生干部）。档案管理人员要严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密规定，保护档案的安全，不得泄露档案的内容。

各书院确定档案专人管理人员后，需在2021年9月29日上午11点前，填写附件1:《求实、宗复学院2021级本科生档案管理人员情况统计表》，并发送至邮箱3115949727@qq.com。

档案管理人员需帮助指导本书院各班，制作每位同学的档案标签，请将标签贴于档案袋正面的最下方，以方便查阅。标签格式：专业班级  学号  姓名 （黑体，一号字）。

标签格式如下：序号按书院人数排列

序号段分配：

河汾书院：0001-1565

晋阳书院：1566-3049

令德书院：3050-5004

文瀛书院：5005-6553

凌霄书院：6554-6651

说明：每位同学都分配唯一序号，同一序号不可重复分配给多人。附件2中的序号与档案袋封皮上贴的标签条中的序号要一一对应。

   2、要认真填写附件2：《求实、宗复学院2021级本科生档案接收登记表》，辅导员老师签字并盖学院公章；登记表一式两份，交回综合事务办公室。

   3、档案要求以班级为单位按学号从小到大排列好，高中、高考档案材料有无准确填写（有填“有”，无则填“无”），根据纸质档案材料填写，所有的材料都装入高考档案袋中。如个别没有高考纸质档案（高考档案是电子档）的请放在高中档案袋中，如高中没有袋子的请自行购置档案袋。

高中档案包括：高中毕业生登记表、发展报告等所有高中相关的材料。（团员档案校团委统一安排接收)

高考档案包括：高考报名登记表、高考体检表等高考相关的材料。

4、近几年在学生就业时单位普遍需要高中档案，要求所有学生上交高中档案。

5、有些省高考档案只有电子档案，如山东、江苏、广西、山西等（视当年情况而定），已经和学校招生办对接，招生办会按时将电子档案打印出来盖章后及时和各书院联系交接。

6、四川、贵州、安徽、新疆等省个别地区（视当年情况而定）是邮寄档案，负责人在表备注栏填写“邮寄”，已经和校招生办联系，按时和各书院交接新生邮寄档案。

7、各班档案收回后均需拆封检查，请在辅导员老师的监督指导下完成该项工作，切不可私自拆封。如有团员档案包含在内的，需要拆封后取出。

8、各书院档案负责老师将本书院全部档案（附各班成绩登记表名单）、档案接收登记表纸质及电子版在规定时间内交回，电子版信息以书院打包发至3115949727@qq.com。

9、学院交新生档案时间安排如下：

9月28日-10月8日，收取及第一轮核查，负责人：各书院档案负责老师及各辅导员；

10月9日-12日，第二轮核查，无误后整体上交学生处。

附件1: 求实、宗复学院2021级本科生档案管理人员情况统计表

附件2: 求实、宗复学院2021级本科生档案接收登记表

求实学院学生综合事务办公室

2021年9月27日

附件1：求实、宗复学院2021级本科生档案管理人员情况统计表.xls

附件2：求实、宗复学院2021级本科生档案接收登记表.doc